Utvecklingsprojekt

Svenska organisationer kan tillsammans med sina lokala partnerorganisationer ansöka om bidrag från Forum Syd för att genomföra gemensamma projekt utifrån ett rättighetsperspektiv.
Daliter i Indien som demonstrerar för sina rättigheter
Daliter i Indien som demonstrerar för sina rättigheter. Foto: Goran Basic / Ekta Parishad

Ett utvecklingssamarbete drivs alltid av en svensk organisation i samarbete med en partnerorganisation i det land där projektet ska genomföras. Den svenska och den lokala organisationen planerar samarbetet gemensamt.  

Bidrag för utvecklingsprojekt förmedlade via Forum Syd ska följa den svenska regeringens strategi för civilsamhället och förväntas bidra till att stärka kapaciteten hos aktörer inom civilsamhället samt stärka det demokratiska handlingsutrymmet.

Om du är intresserad av att söka bidrag det första steget att ta reda på om din organisation har behörighet att söka bidrag.

Vem kan söka bidrag?

För att kunna söka bidrag från Forum Syd måste organisationer först genomgå en organisationsgranskning för att bli behöriga, detta görs genom Forum Syds organisationsportal. 

För att vara behörig att söka bidrag från Forum Syd behöver din organisation:

  • Vara en registrerad ideell förening eller stiftelse i Sverige
  • Ha säte i Sverige
  • Vara en icke vinstdrivande organisation
  • Verka för en demokratisk samhällsutveckling och mänskliga rättigheter
  • Ha existerat i minst ett finansiellt år vid bidragsansökan om upp till 500 000 SEK
  • Ha existerat i minst två finansiella år vid bidragsansökan om mer än 500 000 SEK  
  • Ha kapacitet att finansiera 5 procent av projektets totala budget med egna medel
  • Ha en lokal partner som genomför projekt och/eller program.

 Organisationer som INTE har behörighet att söka bidrag från Forum Syd:

  • Andra ramorganisationer till Sida
  • Organisationer med medlemskap i andra ramorganisationer
  • Ekonomiska föreningar eller andra företag som till exempel kooperativ

Vilken dokumentation krävs?

För att Forum Syd ska kunna bedöma er organisations behörighet att söka bidrag måste ni förse oss med följande dokument:

Ideell organisation

  • Stadgar med beslutsdatum 
  • Registreringsbevis från Skatteverket
  • Senaste årsmötesprotokollet signerat av firmatecknare  
  • Verksamhetsberättelse undertecknad av utgående styrelse
  • Senaste årsrapporten inkluderat balans- och resultaträkning signerad av utgående styrelse
  • Senaste revisionsrapporten, daterad och undertecknat den förtroendevalda revisorn
  • Utdrag ur protokoll som visar vilka firmatecknare som valts. Betalningar med medel från Forum Syd kräver signering av två firmatecknare i förening.

Stiftelse

  • Stiftelseurkund eller stiftelsens stadgar med beslutsdatum 
  •  Registreringsbevis från Länsstyrelsen  
  • Senaste årsmötesprotokollet undertecknat styrelsen
  • Senaste finansiella årsrapporten inkluderat balans- och resultaträkning undertecknat den utgående styrelsen 
  • Revisionsberättelse där revisorn uttalar sig om huruvida organisationen har skött verksamhet och bokföring enligt stiftelselagen och andra styrdokument som stiftelsen beslutat, daterat and undertecknat den förtroendevalde revisorn 
  • Styrelseprotokoll som visar vilka firmatecknare som valts. Betalningar med medel från Forum Syd kräver signering av två firmatecknare i förening.

Tidsram för behörighetsbedömning
Tiden det tar för Forum Syd att bedöma om er organisation har behörighet att söka bidrag tar ungefär fem veckor efter att en komplett ansökan är skickad. Forum Syd informerar om huruvida er organisation är behörig eller inte att söka bidrag. Ni får också besked om bedömningens giltighetstid och hur stor summa ni kan söka bidrag för. När giltighetstiden gått ut måste er organisation genomgå en ny behörighetsbedömning.

När er organisation bedöms behörig måste projekt- och/eller programimplementation ske i ett av länderna som listas på OECD DAC:s förteckning över mottagare av offentligt bistånd (ODA).

Enligt principer om biståndseffektivitet får en partnerorganisation inte motta finansiellt stöd från mer än en svensk organisation samtidigt. Under omständigheterna att två organisationer önskar stötta samma lokala partnerorganisation måste en gemensam ansökan skickas in, där en svensk organisation bär huvudansvaret.

Förstudie – Upp till 100 000 SEK
En förstudie bygger på ett redan existerande samarbete mellan en svensk civilsamhällesorganisation och en lokal partnerorganisation verksam i ett land listat på OECD DAC:s förteckning över mottagare av offentligt bistånd.

Syftet med förstudier är att stärka ett rättighetsperspektiv och öka lokalt ägandeskap i planering och genomförande av framtida utvecklingssamarbete. Ansökan kan skickas till Forum Syd en gång om året: 15-22 oktober, 2018

Nivå 1 – Upp till 270 000 SEK
Ansökan om bidrag upp till denna nivå kan skickas till Forum Syd en gång om året: 15-22 oktober, 2018

Nivå 2 – Upp till 500 000 SEK
Ansökan om bidrag upp till denna nivå kan skickas till Forum Syd en gång om året: 15-22 oktober, 2018

Nivå 3 – Upp till 1 000 000 SEK
Ansökningar kan endast göras en gång om året, mellan den 1-7 maj, 2018

Nivå 4 – Mer än 1 000 000 SEK
Ansökningar om bidrag över 1 000 000 kan endast göras en gång om året mellan den 1-7 maj, 2018

Vilket slags bidrag kan vår organisation ansöka om?

För att kunna ansöka om bidrag måste er organisation antingen:

  1. ha genomfört ett projekt och fått dess slutrapport godkänd av Forum Syd av ett bidrag lägre än nästa budgetnivå ni planerar ansöka om. Till exempel, för att kunna söka ett bidrag om upp till 500 000 SEK (nivå 2) måste er organisation redan ha genomfört ett godkänt projekt med ett bidrag om upp till 270 000 SEK (nivå 1); för att kunna ansöka om ett bidrag inom nivå 4 måste ni ha genomfört ett godkänt projekt med ett bidrag inom nivå 3.
  2. eller av Forum Syd fått en godkänd organisationsgranskning som visar att er organisation har kapacitet att hantera större bidragsnivåer; genom att skicka in auktoriserade finansiella rapporter samt en organisationsrevision för ert/a senaste finansiella år.

Organisationer som ansöker om mer än 1 000 000 SEK blir granskade enligt vissa kriterier som verkar för att säkerställa godtagbar intern styrning och kontroll. Er organisation kan också komma att bli föremål för en oberoende revision om avtalsefterlevnad som i så fall bekostas av Forum Syd.

Endast organisationer som fått en organisationsgranskning godkänd av Forum Syd kan ansöka om bidrag

Ansökan med tillhörande dokument måste fyllas i och skickas in online via Forum Syds organisationsportal. Inga dokument inskickade via mejl eller i papperskopior via post tillåts vid ansökningsförfarandet. Ansökningar som mottas efter att sista ansökningsdagen gått ut kommer att avfärdas.

Alla ansökningar ska skickas in på engelska. För projekt i Latinamerika och Karibien accepteras spanska som ansökningsspråk. I undantagsfall kan svenska användas men måste då godkännas av Forum Syd innan ansökan kan hanteras. I dessa fall ska ett brev som motiverar varför ansökan är på svenska skickas med ansökan genom organisationsportalen.

Urval och beslut

Forum Syds urval följer en objektiv och konkurrensdriven process. Alla ansökningar blir granskade efter förbestämda kriterier för att säkerställa effektiva utvecklingsresultat.

Ansökningsförfarandet består av tre faser:

  1. En handläggare gör en bedömning av projektet.
  2. En handläggare från ett av Forum Syds internationella kontor gör en granskning av första handläggarens bedömning.
  3. Handläggarens bedömning och rekommendation utvärderas av en oberoende kommitté på Forum Syd. Kommittén godkänner eller avvisar alla inkomna ansökningar.

När får vår organisation besked?

Förstudie, nivå ett och två kan er organisation förvänta er att få besked inom 22 veckor efter sista inlämningsdatum om en komplett ansökan är inskickad. För nivå tre och fyra ges slutgiltigt besked i januari året efter att ni lämnat in er ansökan.

När projektet blivit beviljat skickar Forum Syd ett avtal till din organisation. Signera två kopior av avtalet och skicka tillbaka ett via post till Forum Syd. Det ska ske så snabbt som möjligt men senast inom sex månader efter att projektet fått sitt formella beviljande. Inkommer det signerade avtalet efter de sex månaderna förlorar din organisation bidraget.

Tillsammans med avtalet skickas också ett rekvisitionsformulär som måste inkomma till Forum Syd innan första utbetalningen kan genomföras. Inga utbetalningar görs innan avtalet mellan Forum Syd och din organisation har upprättats.

Innan din organisation kan överföra medel till din lokala partnerorganisation måste ett avtal mellan er båda upprättas. En kopia av det avtalet ska skickas till Forum Syd inom sex månader efter projektstart.

Förändringar i projektet

Om planerade aktiviteter inte genomförs enligt plan eller om problem uppstår under genomförande måste din organisation informera Forum Syd.

Enligt avtalet med Forum Syd måste alla budgetposter med avvikelser över tio procent meddelas er tilldelade handläggare, vara motiverad i skrift och få godkännande av Forum Syd. Avvikelser under tio procent kräver inte på förhand skriftligt godkännande men måste förklaras i års- och slutrapport. För organisationer med programavtal kräver avvikelser över 150 000 SEK Forum Syds skriftliga godkännande. Godkännande krävs också av organisationer som flyttar pengar vilket skapar avvikelser motsvarande 10%. Detta gäller när summor både överstiger och understiger totalsumman med 10%.

Förändringar som påverkar projektets sannolikhet att uppnå sina mål måste också omedelbart meddelas Forum Syd. Förutom förändringar relaterat till projektaktiviteter eller budget ska din handläggare också meddelas andra planerade eller oplanerade ändringar så som ny projektledare, ändring av firmatecknare, nytt bankkonto etc. Förfrågan om ytterligare medel godkänns aldrig. Formulär för projektförändringar hittar ni i organisationsportalen.

Ett projekt som varar längre än 18 månader måste rapporteras årligen. Projekt med bidrag över 270 000 kronor kräver årliga revisionsrapporter, både i Sverige och i landet där projektet genomförs. Projekt med bidrag under 270 000 kronor kan, efter skriftligt godkännande från Forum Syd, använda ett Fondbevis. Senaste datum för att inkomma med årsrapporter bestäms i ert avtal med Forum Syd. 1 april är generellt senaste datum för inlämning av årsrapporter för bidragsnivåer 3 och 4.

Årsrapporterna ska skickas in via post (papperskopia) och via organisationsportalen (digital kopia). Alla sidor i årsrapporten, den narrativa och den finansiella, måste signeras av två firmatecknare i din organisation. 

Årsrapporten ska innehålla:

  • Narrativ rapport
  • Finansiell rapport, utskrift från organisationsportalen, inklusive utfall i jämförelse med budget
  • Oberoende revisors rapport i enlighet med ISA 805
  • Rapport över faktiska iakttagelser enligt ISRS 4400
  • Management letter
  • Management response

Om er organisation rapporterar ett flerårigt projekt måste slutrapporten beskriva hela projektperioden och inte bara det sista året, både för finansiell slutrapport och extern revision.

Kom ihåg att alla dokument måste signeras av firmatecknare, inklusive finansiell rapport. Enda undantag som inte kräver firmatecknares underskrift är revisionsrapporter. Alla dokument som relaterar till revisionen måste signeras av en auktoriserad extern och oberoende revisor. 

I slutrapporten presenterar er organisation projektets framgångar och eventuella förändringar. Det är ett tillfälle att blicka bakåt och reflektera över vad som gick bra och vilka utmaningar ni ställdes inför. En viktig del av slutrapporten är att kunna visa hur det finansiella utfallet relaterar till måluppfyllelse.

Sista inlämningsdatum för slutrapporten regleras av ert avtal med Forum Syd. 1 april är vanligtvis slutdatum året efter att projektet avslutats. För program ska narrativ rapport också skickas in 1 april och finansiell rapport 15 april.

Slutrapporterna ska fyllas i och skickas in via organisationsportalen. Slutrapporterna ska även skickas in i papperskopia via post där alla sidor signerats av firmatecknare.

Slutrapporterna ska innehålla:

  • Förstudie-rapport, eller narrativ projektrapport med resultatmatris
  • Finansiell rapport, utskrift från organisationsportalen, signerat av två firmatecknare och revisorn
  • Oberoende revisors rapport i enlighet med ISA 805
  • Rapport över faktiska iakttagelser enligt ISRS 4400
  • Management letter
  • Management response

Om er organisation rapporterar ett flerårigt projekt måste slutrapporten beskriva hela projektperioden och inte bara det sista året, både för finansiell slutrapport och extern revision.

Kom ihåg att alla dokument måste signeras av firmatecknare, inklusive finansiell rapport. Enda undantag som inte kräver firmatecknares underskrift är revisionsrapporter. Alla dokument som relaterar till revisionen måste signeras av en auktoriserad extern och oberoende revisor.