Informationsprojekt

Kunskap är nyckeln till förändring. Därför förmedlar vi informationsbidrag till projekt som verkar för en rättvis och hållbar värld.
Informationsprojekt story

Forum Syd förmedlar bidrag till informations- och kommunikationsprojekt som genomförs i Sverige. Vi prioriterar projekt som verkar inom demokrati och mänskliga rättigheter, jämställdhet, miljö och klimat samt fred och säkerhet. Alla informations- och kommunikationsprojekt ska bidra till ett eller flera av nedanstående syften:

  • Kunskap om svenskt utvecklingssamarbetes genomförande och resultat
  • Kunskapsspridning och opinionsbildning i syfte att bidra till fattigdomsbekämpning och en rättvis och hållbar global utveckling 
  • Oberoende granskning och analys av utvecklingssamarbetets roll och andra politikområdens bidrag till en rättvis och hållbar global utveckling. 

Om er organisation inte har beviljats bidrag från Forum Syd tidigare eller om det gått mer än tre år sedan ni senast beviljades bidrag så måste er organisation genomgå en organisationsgranskning för att bli behörig, detta görs genom Forum Syds organisationsportal.

För att vara behörig att söka bidrag från Forum Syd behöver din organisation:

  • Vara en registrerad ideell förening eller stiftelse i Sverige
  • Ha säte i Sverige
  • Vara en icke vinstdrivande organisation
  • Verka för en demokratisk samhällsutveckling och mänskliga rättigheter
  • Ha existerat i minst ett finansiellt år vid bidragsansökan om upp till 500 000 SEK
  • Ha existerat i minst två finansiella år vid bidragsansökan om mer än 500 000 SEK samt att ha slutrapporterat ett informationsprojekt till Forum Syd enligt avtal

 Organisationer som INTE har behörighet att söka bidrag från Forum Syd:

  • Andra ramorganisationer till Sida
  • Organisationer med medlemskap i andra ramorganisationer
  • Ekonomiska föreningar eller andra företag som till exempel kooperativ

Vilken dokumentation krävs? 

För att Forum Syd ska kunna bedöma er organisations behörighet att söka bidrag måste ni förse oss med följande dokument:

Ideell organisation:

  • Stadgar med beslutsdatum
  • Registreringsbevis från Skatteverket
  • Senaste årsmötesprotokollet signerat av firmatecknare
  • Senaste verksamhetsberättelsen undertecknad av utgående styrelse
  • Senaste årsrapporten inkluderat balans- och resultaträkning signerad av utgående styrelse Senaste revisionsrapporten, daterad och undertecknat den förtroendevalda revisorn
  • Utdrag ur protokoll som visar vilka firmatecknare som valts. Betalningar med medel från Forum Syd kräver signering av två firmatecknare i förening.

 Stiftelse:

  • Stiftelseurkund eller stiftelsens stadgar med beslutsdatum
  • Registreringsbevis från Länsstyrelsen
  • Senaste finansiella årsrapporten inkluderat balans- och resultaträkning undertecknat den utgående styrelsen
  • Revisionsberättelse där revisorn uttalar sig om huruvida organisationen har skött verksamhet och bokföring enligt stiftelselagen och andra styrdokument som stiftelsen beslutat, daterat and undertecknat den förtroendevalde revisorn •Styrelseprotokoll som visar vilka firmatecknare som valts. Betalningar med medel från Forum Syd kräver signering av två firmatecknare i förening.
  • Styrelseprotokoll som visar vilka firmatecknare som valts. Betalningar med medel från Forum Syd kräver signering av två firmatecknare i förening.

 Tidsram för behörighetsbedömning

Tiden det tar för Forum Syd att bedöma om er organisation har behörighet att söka bidrag tar ungefär fem veckor efter att en komplett ansökan är skickad. Forum Syd informerar om huruvida er organisation är behörig eller inte att söka bidrag. Ni får också besked om bedömningens giltighetstid och hur stor summa ni kan söka bidrag för. När giltighetstiden gått ut måste er organisation genomgå en ny behörighetsbedömning.

Forum Syd finansierar två typer av informationsprojekt:

Mindre informationsprojekt
Om ert projekt är på max ett år och med en budget upp till 100 000 SEK ska ni söka detta bidrag. Observera att ni inte kan söka detta bidrag för att utöka verksamheten i ett redan beviljat större informationsprojekt. Ansökningar till mindre informationsprojekt tas emot och handläggs under tre perioder per år.

Större informationsprojekt
Om ert projekt är på mellan ett och tre år och med en budget på över 100 000 SEK ska ni söka detta bidrag. Projektet kan vara en fortsättning på tidigare genomförd informationsinsats. Forum Syd tar emot och handlägger ansökningar för större informationsprojekt en gång per år.

Endast organisationer som fått en organisationsgranskning godkänd av Forum Syd kan ansöka om bidrag

Ansökningsfrågor med mål- och riskmatris finns att ladda ner under ”Dokument och resurser”. Där finns även en Handbok för informationsprojekt med en utförligare guide till hur ni gör en bra ansökan. Ansökan ska fyllas i och, tillsammans med budget, mål- och riskmatris samt formaliadokument, skickas in online via Forum Syds organisationsportal.

Ansökningsperioder och deadlines

  • Större informationsprojekt (över 100 000 SEK): 19 mars - 21 maj, 2018
  • Mindre informationsprojekt (upp till 100 000 SEK): 1-7 februari, 1-7 maj och 15-22 oktober.

Urval och beslut

Forum Syds urval följer en objektiv och konkurrensdriven process. Alla ansökningar blir granskade efter förbestämda kriterier.

När får vår organisation besked?

  • Större informationsprojekt: Forum Syd skickar ett preliminärt besked till de sökande organisationerna i oktober/november. I samband med Sidas besked i december/januari får organisationerna ett slutgiltigt beslut om sin ansökan.
  • Mindre informationsprojekt: Efter att Forum Syd har tagit emot er ansökan kan det ta upp till 10 veckor att bereda ansökan förutsatt att vi inte behöver begära in extra kompletteringar

Avtal

När projektet blivit beviljat och ni har uppfyllt alla villkor stipulerade i Forum Syds Besluts-PM, skickar Forum Syd ett avtal till din organisation. Signera de två kopiorna av avtalet och skicka tillbaka ett via post så snart som möjligt, allra senast inom sex månader efter att projektet fått sitt formella beviljande. Inkommer det signerade avtalet efter de sex månaderna förlorar din organisation bidraget.

I bilagorna till avtalet finns de regler som gäller för bland annat bokföring, personal- och löneadministration, upphandling och revision. Läs noga igenom dessa så att ni vet vilka lagar och regler som gäller för ett projekt. Om ni inte följer dessa regler riskerar ni att bli återbetalningsskyldiga för hela eller delar av bidraget.

Rekvisition (utbetalning)

För att rekvirera bidraget måste ni även skicka in en rekvisitionsblankett, en blankett för bankkonto samt en blankett för uppgifter om styrelsen. Ni kan rekvirera det beviljade bidraget för max ett år i taget. Observera att om er organisation har försenade eller otillfredsställande rapporter från tidigare insatser så gör Forum Syd inga utbetalningar tills att ni har åtgärdat detta.

Förändringar i projektet

Under projektets gång kan ni behöva göra ändringar i projektet. T ex, om viss verksamhet blir dyrare eller billigare än beräknat, om ni behöver senarelägga, ändra eller ställa in aktiviteter, eller om ni behöver göra andra omprioriteringar för att bättre nå projektmålet. Större förändringar kräver skriftligt godkännande från Forum Syd. Skicka ett email till er handläggare där ni förklarar vilka ändringar ni vill göra och varför. Förändringen måste vara godkänd innan kostnaden uppstår eller aktiviteten genomförs.

Detta gäller exempelvis budgetförändringar där enskilda budgetposter avviker från budget med 10 procent eller mer. Läs mer om vilka typer av förändringar som kräver skriftligt godkännande i Handboken för Informationsprojekt.

Om ni har ett flerårigt projekt ska ni års-rapportera senast den 1 april för föregående års verksamhet. Ni ska årsrapportera varje år fram till året som de ska slutrapportera. D.v.s. om ni har ett två-årigt projekt som löper 2018-2019 ska ni årsrapportera 2018 års verksamhet senast den 1 april 2019 och slutrapportera hela projektet senast den 15 mars 2020.

Årsrapporteringen gör det möjligt för Forum Syd att följa upp och utvärdera om projektet går enligt plan. Årsrapporten är en kortare variant av slutrapporten. Den består av ett antal frågor som ni ska svara på angående projektet med fokus på de finansiella delarna. I rapporten ingår även revision av bidraget. Det är samma krav på revision som vid slutrapportering.

Årsrapportfrågor finns att ladda ner under fliken ”Dokument och resurser”. Årsrapporten ska fyllas i och skickas in via organisationsportalen. Den ska även skickas in i papperskopia via post undertecknad av firmatecknare.

Efter att ni har avslutat projektet ska ni slutrapportera till Forum Syd. Det är viktigt att ni påbörjar slutrapporteringen i god tid så att ni kan lämna in en komplett slutrapport med revision och andra bilagor innan deadline.

  • För större informationsprojekt (över 100 000 SEK) ska ni ha kommit in med en komplett slutrapport senast den 15 mars året efter att ni avslutat projektet. Det vill säga om projektets slutdatum är 31 december 2018, ska ni slutrapportera 15 mars 2019.
  • Mindre informationsprojekt ska slutrapporteras senast 3 månader efter projektets slutdatum.